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Vom Beitrag bis zum Spieltag, von der Mitgliederverwaltung bis zu Website, Shop und Sponsoren — sportartübergreifend und mit deutscher Vereins- und Steuerpraxis im Blick.
Die meisten Vereine arbeiten mit vier Werkzeugen und drei Excel-Listen: eine Mitgliederverwaltung, die keine Beiträge einzieht; ein Spielplan, der nichts von den Teams weiss; eine Website, die niemand pflegt. Dazwischen liegt die Arbeit.
pllaybook führt das zusammen. Ein Mitglied, das eintritt, erscheint im Beitragslauf, im Team und im Kalender — ohne dass jemand es zweimal tippt. Ein Ticketkauf im Shop erzeugt die Event-Anmeldung. Ein Spielbericht wird zum Beitrag auf der Vereinsseite.
Ein Konto je Mensch, über alle Vereine und Rollen hinweg: Wer als Elternteil, Trainerin und Schiedsrichter im Verein ist, meldet sich einmal an.
Jeder Verein fängt woanders an. Die Module greifen ineinander, aber keines ist Pflicht — ausser dem Kern.
Mitglieder, Familien, Beiträge und alles, was ein Verein über seine Leute weiss.
Beiträge gehen per SEPA von eurem Vereinskonto ein. Shop-Zahlungen laufen über euer eigenes Stripe-Konto. Spenden, Sponsorengelder, Ticketverkäufe: alles direkt an den Verein.
Wir sind kein Zahlungsdienst und werden keiner. Das ist keine Zurückhaltung, sondern Teil des Aufbaus — und es heisst, dass wir kein Interesse daran haben, dass möglichst viel Geld durch das System fliesst. Wir verdienen an der Software, nicht an euren Umsätzen. Auch auf Sponsorengeld nehmen wir keine Provision.
Die Buchhaltung dagegen ist vollständig: Kontenrahmen, Bankabgleich über CAMT.053, Belege per Foto, Kostenstellen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, E-Rechnung. Was wir bewusst nicht ersetzen, ist der Steuerberater — den Jahresabschluss und die steuerliche Verantwortung holt sich kein Verein freiwillig ins Ehrenamt. Für ihn liefern wir das Beleg-Paket, mit dem er arbeiten kann.
Das Onboarding führt euch durch — klickweise, und dort wo viele Daten kommen, per Upload.
Die meisten Vereine kommen mit dem Assistenten allein zurecht. Wo es klemmt — unsortierte Beitragsstruktur, ein Amt ohne Nachfolge, Abteilungen, die unterschiedlich arbeiten — begleiten wir den Rollout auf Wunsch persönlich.
Das ist dann Beratungsarbeit und keine Software: Prozesse ordnen, Ämter übergabefähig machen, Satzung und Beitragsordnung in Form bringen. Unsere Schwestergesellschaft Improwe Consulting macht genau das — von Beratern, die selbst im Vorstand sitzen.
Was unten steht, stammt aus Gesprächen mit Vorständen, Kassiererinnen, Trainern und Abteilungsleitern über ihren Verwaltungsalltag. Wir geben die Sätze sinngemäss wieder und nennen Rolle und Vereinsart — keine Namen und keine Vereine.
Das ist eine bewusste Entscheidung: Ein erfundener Name kann einen echten Menschen treffen, und wahrer wird die Aussage dadurch nicht. Wer uns zitieren lassen möchte, kann das tun — bis dahin sprechen hier Rollen.
Wir führen drei Listen, und keine davon stimmt. Beim Beitragseinzug merke ich dann, welche falsch war.
Ich suche jeden Freitagabend zwei Leute fürs Kampfgericht. Dieselben Nachrichten, jede Woche.
Unser Kassier hört auf. Niemand weiss, wo die Unterlagen liegen und was alles dazugehört.
Ich erfahre von einer Hallensperrung, wenn ein Elternteil mich anruft. Vor der Halle.
Die Zuwendungsbestätigungen schreibe ich im Januar von Hand. Jedes Jahr wieder.
Drei Abteilungen, zwei Kinder, und ich weiss nie, was wann ist. Die Infos kommen über vier Kanäle.
Das hängt an der Grösse des Vereins und daran, welche Module ihr braucht. Es gibt drei Stufen und die Möglichkeit, einzelne Module dazuzubuchen — die Struktur steht auf der Preisseite. Die Zahl nennen wir im Gespräch, nicht in einer Tabelle, die für niemanden stimmt.
Nein. Der Kern mit Mitgliedern, Teams und Kalender ist die Grundlage; alles andere kommt dazu, wenn ihr es braucht. Viele Vereine fangen mit Mitgliedern und Beiträgen an und nehmen die Website ein halbes Jahr später.
Nein. Der Vertrag läuft mit dem Verein. Mitglieder, Trainer und Eltern nutzen pllaybook kostenlos.
Der Verwaltungsteil ist sportartunabhängig. Beim Spielbetrieb hängt es am Verband: Die Verbandsdaten holen wir heute automatisch aus TeamSL (Basketball). Für jede andere Sportart lest ihr den Spielplan über eine Excel-Vorlage ein — Hallen, Anwurfzeiten und Ergebnisse funktionieren danach genauso.
In Frankfurt am Main. Der Verein ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 — mit Vertrag, Unterauftragsverarbeitern und technischen Maßnahmen offen dokumentiert.
Ja. Der Eignungs-Check fragt nach Sportart, Grösse und was ihr heute benutzt — und sagt, was pllaybook davon abdeckt und was nicht.
Beitragseinzug, Spielplan, Website, oder einfach zu viele Listen — schreibt kurz, wie es heute läuft. Wir sagen ehrlich, ob wir dafür die Richtigen sind.