Datenschutz

Version 1.0 · Stand 22.08.2026 Ab wann diese Fassung gilt, steht im Fassungs-Register und auf der Website — nicht hier: ein Datum im Text veraltet in dem Moment, in dem sich die Freigabe verschiebt. Sie informiert nach Art. 13/14 DSGVO — es gibt hier nichts zuzustimmen. Eine neue Fassung bekommt eine neue Versionsnummer; die alte bleibt als Nachweis bestehen.

Pllaybook ist eine Plattform für Sportvereine. Betreiberin ist die Improwe Systems GmbH.

Für Ihre Daten gibt es hier drei verschiedene Zuständigkeiten — das ist keine Formalie, sondern entscheidet, an wen Sie sich mit einer Anfrage wenden:

a) Ihr Konto — dafür sind wir verantwortlich. Ihre Anmeldedaten, Ihre E-Mail-Adresse, technische Protokolle und die Abwicklung des Vertrags mit Ihrem Verein. Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist:

Improwe Systems GmbH Grottenberg 9 86929 Penzing Deutschland

Vertreten durch: Martin Bergmann, Geschäftsführer Registergericht: Amtsgericht Augsburg, HRB 43053

E-Mail: kontakt@pllaybook.de

b) Ihr plattformweites Profil — dafür sind ebenfalls wir verantwortlich. Manches gehört Ihnen, nicht einem einzelnen Verein, und bleibt Ihnen erhalten, wenn Sie den Verein wechseln: Ihr Trainerprofil mit Lizenzen und geleisteten Einheiten, Ihre bestätigten Spiel- und Trainingseinsätze, Ihre Haushaltszugehörigkeit, Ihre hinterlegte Bankverbindung und Ihre Benachrichtigungseinstellungen. Näheres in §2a.

c) Ihre Vereinsdaten — dafür ist Ihr Verein verantwortlich. Ihre Mitgliedschaft, Ihre Beiträge und Bankverbindung, Ihre Team- und Rollenzugehörigkeit, hoch­ geladene Nachweise, Trainings- und Spielteilnahme, die Kommunikation Ihres Vereins mit Ihnen. Über diese Daten entscheidet allein Ihr Verein. Wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Was das praktisch bedeutet: Geht es um Ihre Mitgliedschaft in einem Verein — Beiträge, Nachweise, Mitgliedsart —, wenden Sie sich an Ihren Verein. Wir dürfen Ihnen über Vereinsdaten von uns aus keine Auskunft geben und sie auch nicht auf Ihre Bitte hin ändern. Wir sind verpflichtet, Ihren Verein dabei zu unterstützen; wenden Sie sich also gern an uns, wenn Ihr Verein nicht weiterkommt.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen derzeit nicht vor. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an kontakt@pllaybook.de — sie werden von der Geschäftsführung bearbeitet.

Wir verkaufen keine Daten — an niemanden, unter keinen Umständen. Wir betreiben kein Tracking über fremde Websites hinweg und binden keine Werbenetzwerke ein. Es gibt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber (Art. 22 DSGVO).

Zu eigenen Produkthinweisen und zu anonymen Auswertungen: §§ 2b und 2c.

Pllaybook unterscheidet bewusst zwischen dem, was ein Verein über Sie führt, und dem, was Ihnen gehört. Der zweite Teil bleibt Ihnen erhalten, wenn Sie den Verein wechseln oder in mehreren Vereinen aktiv sind — Sie müssen ihn nicht bei jedem Verein neu aufbauen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — es ist Teil der Leistung, die Sie mit uns vereinbart haben.

Wer davon etwas sieht, entscheiden Sie. Ihre Sport-Statistik gibt ein Verein nicht automatisch weiter: Sie erteilen je Verein und Sportart eine Freigabe und legen dabei fest, ob nur die Trainerinnen und Trainer sie sehen oder das ganze Team. Ohne Freigabe sieht sie niemand außer Ihnen. Diese Freigabe können Sie jederzeit zurücknehmen. Bei Minderjährigen gibt bis zum vollendeten

1. Lebensjahr die sorgeberechtigte Person frei, danach die oder der Jugendliche selbst.

Woher die Daten stammen. Ein Einsatz entsteht im Verein — die Trainerin bestätigt, dass Sie da waren. Für diesen Vorgang ist der Verein verantwortlich. Dass der Eintrag Ihnen danach erhalten bleibt und Ihnen gehört, ist unsere Leistung; dafür sind wir verantwortlich.

Wir werten Nutzungs- und Sportdaten in anonymer, zusammengefasster Form aus — zum Beispiel, um zu verstehen, wie sich der Trainingsbetrieb in einer Region entwickelt, oder um Vereinen einen Vergleich zu ermöglichen.

Was „anonym" hier bedeutet — und was es nicht bedeutet. Anonym heißt: Der Personenbezug ist unwiderruflich entfernt, nicht nur der Name weggelassen. Für Sie heißt das konkret:

• Aus einer Auswertung lässt sich nicht auf Sie zurückschließen — auch nicht durch Kombination mehrerer Auswertungen.
• Wir veröffentlichen keine Zahlen zu zu kleinen Gruppen. Wo eine Auswertung so genau würde, dass eine einzelne Person erkennbar wäre, wird sie nicht ausgegeben. Regionale Statistiken beziehen sich auf Gebiete, nicht auf Vereine mit wenigen Mitgliedern.
• Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Bankverbindung und Ihre Dokumente fließen in solche Auswertungen nie ein.

Sobald Daten anonym sind, unterliegen sie nicht mehr der Datenschutz-Grundverordnung (Erwägungsgrund 26). Der Schritt der Anonymisierung selbst ist eine Verarbeitung — dafür haben wir bei Vereinsdaten die ausdrückliche Erlaubnis des jeweiligen Vereins im Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 1 Abs. 4 AVV). Ohne diese Erlaubnis täten wir es nicht.

Die Improwe Systems GmbH betreibt neben Pllaybook weitere Anwendungen. Wir behalten uns vor, Sie auf diese hinzuweisen, wenn sie zu Ihrer Nutzung passen.

Die Grenze, die wir dabei einhalten — und sie ist der wichtigste Satz in diesem Abschnitt:

Für solche Hinweise verwenden wir ausschließlich Daten Ihres Kontos und Ihrer eigenen Nutzung. Niemals Daten, die uns ein Verein anvertraut hat. Mitgliederlisten, Beitragsdaten, Nachweise oder Kommunikation eines Vereins sind für uns tabu — wir verarbeiten sie ausschließlich im Auftrag des Vereins und nicht für unsere eigenen Zwecke.

Ihr Widerspruchsrecht ist hier absolut. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Produkthinweise jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Danach erhalten Sie keine mehr — ohne Nachteil für die Nutzung von Pllaybook. Ein Widerspruch genügt formlos an kontakt@pllaybook.de oder über die Einstellungen Ihres Kontos.

Pllaybook setzt nur technisch notwendige Cookies:

• ein Sitzungs-Cookie, das Sie angemeldet hält,
• lokale Speicherung im Browser für Anzeigeeinstellungen (z. B. eingeklappte Menübereiche).

Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und deshalb sehen Sie bei uns auch kein Cookie-Banner. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht.

• Konto-Daten: solange Ihr Konto besteht. Nach der Löschung entfernen wir sie unverzüglich, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Zustimmungs-Nachweise: solange die Verjährungsfrist läuft, in der wir nachweisen müssen, dass eine Zustimmung vorlag.
• Protokolldaten: 30 Tage, danach automatisch gelöscht.
• Vereinsdaten: Die Löschfrist bestimmt Ihr Verein. Endet sein Vertrag mit uns, löschen wir seine Daten nach Ablauf der im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Frist.

Alle Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet — konkret in der Google-Cloud-Region europe-west3 (Frankfurt am Main). Das gilt für die Datenbanken, die hochgeladenen Dateien und die laufende Anwendung.

Bei einzelnen Diensten lässt sich eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht vollständig ausschließen (insbesondere Support- und Missbrauchskontrollen der Anbieter). Diese Anbieter sind in §7 einzeln genannt; für sie bestehen Verträge mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb nötig ist. Alle unten genannten Dienstleister verarbeiten sie ausschließlich in unserem Auftrag und sind vertraglich gebunden.

Nicht weitergegeben wird an: Werbenetzwerke, Datenhändler, soziale Netzwerke.

Innerhalb der Improwe Systems GmbH: Nutzen Sie mehrere unserer Anwendungen, führen wir Ihr Konto gemeinsam, damit Sie sich nicht mehrfach anmelden müssen. Eine Weitergabe an Dritte ist das nicht — es ist dieselbe Verantwortliche. Vereinsdaten bleiben davon ausgenommen: Sie werden zwischen unseren Anwendungen nicht zusammengeführt.

Innerhalb Ihres Vereins sehen andere Personen Ihre Daten nur, soweit ihre Rolle das vorsieht — etwa die Kassenwartin Ihre Beitragsdaten oder Ihr Trainer Ihre Trainingsteilnahme. Wer welche Rechte hat, bestimmt Ihr Verein.

Zwischen Vereinen werden Daten technisch getrennt gehalten. Jeder Datenbankzugriff ist an genau einen Verein gebunden; die Datenbank selbst setzt das durch, nicht erst die Anwendung.

Die vollständige, jeweils aktuelle Liste steht unter Weitere Auftragsverarbeiter. Zusammengefasst:

KI-Dienste — wo und mit welchen Daten

Wir setzen Sprachmodelle an drei Stellen ein, und sie sind unterschiedlich heikel:

1. Hilfe-Assistent. Ihre Frage im Freitext wird zusammen mit unserer Hilfe-Dokumentation an das Modell übergeben, um eine Antwort zu formulieren. Was Sie hineinschreiben, geht mit.
2. Betriebs-Auswertungen. Anonymisierte, zusammengefasste Nutzungssignale ohne Personenbezug.
3. Beleg-Erkennung. ⚠️ Hier wird das hochgeladene Beleg-Bild selbst übermittelt, damit Betrag, Datum und Händler ausgelesen werden können. Auf einem Beleg steht häufig mehr als das. Diese Funktion nutzen Sie nur, wenn Sie aktiv einen Beleg hochladen.

Wo das verarbeitet wird. Alle drei laufen über Vertex AI in der Google Cloud, in den Frankfurt am Main, unter demselben Auftragsverarbeitungsvertrag wie unsere Server und Datenbanken — und am selben Ort. Ihre Eingaben werden dort nicht zum Training der Modelle verwendet.

Bis zum 16.08.2026 lief das über die allgemein zugängliche Gemini-Schnittstelle, für die dieser Vertrag nicht galt. Wir nennen das hier, weil es für den Zeitraum davor zutrifft — und weil bei der Beleg-Erkennung das Bild selbst übermittelt wird.

Inhalte, die Ihr Verein selbst einbindet

Bindet Ihr Verein auf seiner öffentlichen Website Videos ein, stellt Ihr Browser beim Abspielen eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her. Wir verwenden dafür die datensparsamen Varianten (YouTube im „No-Cookie"-Modus, Vimeo mit abgeschaltetem Tracking) — eine Übertragung Ihrer IP-Adresse an den Anbieter lässt sich damit trotzdem nicht vollständig vermeiden. Verantwortlich für diese Einbindung ist der Verein, der sie gesetzt hat.

Ebenso: Ein Klick auf einen Kartenlink öffnet Google Maps in einem neuen Fenster. Erst dann werden Daten an Google übertragen — auf unseren Seiten sind keine Karten eingebettet.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen.

An wen Sie sich wenden — die Unterscheidung aus §1:

• Es geht um Ihr Konto, Ihre Anmeldung, den Zustimmungs-Nachweis → an uns.
• Es geht um Ihre Mitgliedschaft, Beiträge, Nachweise, Teamzugehörigkeit → an Ihren Verein.

Wenn Sie unsicher sind: Schreiben Sie uns. Wir sagen Ihnen, wer zuständig ist, und leiten Ihre Anfrage an Ihren Verein weiter, wenn Sie das wünschen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77). Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 27, 91522 Ansbach www.lda.bayern.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden — sie leitet weiter.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Zugriff auf Vereinsdaten haben unsere Mitarbeitenden nur, soweit es für Betrieb und Support nötig ist; solche Zugriffe werden protokolliert. Sensible Dateien — etwa Nachweise oder SEPA-Mandate — liegen nicht öffentlich, sondern werden nur über kurzlebige, individuell erzeugte Abruf-Adressen ausgeliefert.

Die vollständigen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags beschrieben (AVV).

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils geltende Fassung ist hier abrufbar und mit Versionsnummer und Datum gekennzeichnet. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich; ändern sich die Nutzungsbedingungen, bitten wir Sie beim nächsten Anmelden erneut um Ihre Zustimmung.